1. TED: Link zu Bekanntmachung fehlerhaft
Aktuell besteht ein Problem auf Seiten der TED-Plattform (EU) mit dem Zugriff auf Bekanntmachungen und somit Vergabeunterlagen.
Der Grund dafür ist ein Komma, welches fälschlicherweise von der EU-Plattform am Ende von Verlinkungen angefügt wird.
Da es von der EU-Plattform ausgelöst worden ist, kann es nicht von den nachgeordneten nationalen Stellen selbst behoben werden.
Wenn man den Link unter dem Punkt 5.1.11 zur e-Vergabe kopiert und danach das Komma entfernt, wird man erfolgreich zur e-Vergabe weitergeleitet.
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2. BT-743 (Elektronische Rechnungslegung) muss auf "erforderlich" gesetzt werden / andere Auswahl ist derzeit nicht zulässig
Das Feld BT-743 (Elektronische Rechnungslegung) muss durch eine EU-Regel auf "erforderlich" gesetzt werden, sobald die Rechtsgrundlage BT-01 nicht auf "Sonstige" gesetzt wird. Dieses verhalten resultiert auf einer zu strengen Regel aus dem eForme EU SDK und wird mit der nächstens Aktualisierung des EU SDK entschärft. Bis zur Einführung und Umsetzung müssen Vergabestellen bedauerlicherweise mit dem Fehler zurechtkommen.
Vergabestellen können als Übergangslösung bis dahin in BT-743 (Elektronische Rechnungslegung) zwar "erforderlich" eintragen, aber dann in BT-77 (Bestimmungen - Finanzierung) vermerken, dass obwohl in BT-743 "erforderlich" eingetragen sei, laut hiesiger Verordnung dies NICHT "erforderlich" sei, sondern stattdessen die elektronische Rechnung "zulässig" und gewünscht sei.
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3. Bekanntmachung einer Änderung / Vertragsänderung (ehemaliges EU Formular F20)
Die e-Vergabe unterstützt die Vertragsänderung (das ehemalige EU Formular F20) unter eForms derzeit noch nicht. Die Bekanntmachung einer Auftragsänderung mittels der eForms Konfigurationen 38 (VGV), 39 (SektVO) und 40 (KonzVgV) können derzeit nicht über uns versendet werden. Alternativ kann das Redaktionssystem dafür genutzt werden. Weiter Information zum Redaktionssystem und zur Registrierung finden Sie unter: https://resy.datenservice-oeffentlicher-einkauf.de/home
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4. Was passiert mit Verfahren die vor eForms angelegt wurden?
Alle oberschwelligen Verfahren die vor dem 24.10.2023 nach alten EU Formularen angelegt wurde, können dann weitergeführt werden. Verfahrenaktualisierungen oder die Bekanntmachung Vergebener Aufträge läuft nach den neuem eForms Schema ab. Dazu muss die Bekanntmachung auf eForms migriert werden. Bei der Migration werden die Bestandsdaten in der eForms Erfassungsmaske automatisch erfasst, neue Pflichtfelder müssen entsprechend ergänzt werden. Ein Dialog weist auf diesen Umstand hin, wenn bei einem "Alt"-Verfahren bspw. eine Bekanntmachung Vergebener Aufträge versendet werden soll.
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5. Was muss im Feld Registrierungssnummer (der Organisation) (Feld BT-501) beachtet werden?
Grundsätzlich gilt, dass die Wahl einer eindeutigen Kennung bei der jeweiligen Organisation selbst liegt. Anforderungen an diese Kennung sind:
Diese muss eindeutig sein, d.h. es darf keine andere Organisation mit der gleichen Kennung geben
Diese sollte über alle Bekanntmachungen nachhaltig genutzt werden.
Für die öffentliche Verwaltung wird die Verwendung der Leitweg-ID empfohlen (da diese bereits bei der elektronischen Rechnung häufig eingesetzt wird). Diese hat folgende Form:
0204: Leitweg-ID
Beispiel (fiktiv): 0204: 991-1234512345-06
Die Format-Spezifikation der Leitweg-ID (Version 2.0.2) kann über folgenden Link eingesehen und heruntergeladen werden:
https://leitweg-id.de/wp-content/uploads/2021/08/Leitweg-ID-Formatspezifikation-v2-0-2.pdf
Solange oder soweit diese nicht zur Verfügung steht, ist vorübergehend eine andere eindeutige Identifikationsnummer zu benennen. Sollte es keine andere eindeutige Identifikationsnummer geben, kann auch eine Telefonnummer der Organisation als eindeutige Identifikationsnummer eingetragen werden. Diese sollte dann folgende Form haben: t:03023125000
Diese ist mit Präfix (t:), Vorwahl, ohne Sonderzeichen und ohne Leerzeichen, wie im fiktiven Beispiel, anzugeben.
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6. Gibt es keine Möglichkeit Eignungskriterien direkt in der Bekanntmachung als Datei zu erfassen?
Derzeit leider nicht. Diese Funktionalität wird mit einem späterem Update nachgeliefert.
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7. Was muss im Feld "Bevorzugtes Veröffentlichungsdatum" (BT-738) beachtet werden?
Tragen Sie das aktuelle Tagesdatum ein, wird unmittelbar nach Freigeben des Verfahrens die Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung beim Vermittlungsdienst initiiert. Tragen Sie ein zukünftiges Datum ein, wird nach Freigeben des Verfahrens eine automatisierte Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung aktiviert und zu Ihrem ausgewählten bevorzugten Veröffentlichungsdatum beim Vermittlungsdienst initiiert.
Das Bevorzugte Veröffentlichungsdatum darf nicht in der Vergangenheit liegen und sollte im Einklang mit den restlichen Fristen im Verfahren sein (beispielsweise Angebotsfrist endet vor Veröffentlichungsdatum führt zu einem Fehler bei Verfahrensanlage).
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8. Was muss im Feld "Referenz-ID für die Angaben zu den Beschaffungsunterlagen in diesem Los" (OPT-140-Lot) angegeben werden?
Das Feld kann aktuell mit einem Platzhalter Wert wie doc1 oder 12345 befüllt werden. Mit dem kommenden e-Vergabe Update wird das Feld im Hintergrund automatisch befüllt.
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9. Muss das Verfahren noch Freigegeben werden nachdem es angelegt wurde?
Ja! Erst durch die Freigabe im OBA erfolgt der Versand an den Vermittlungsdienst und darüber an TED. An der Mechanik hat sich nichts geändert.
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10. E-Mail-Adressen mit mehr als 5 Zeichen in der Top-Level-Domain im Feld Autor führen zur Ablehnung durch die EU.
Laut EU-Regel dürfen in einer Bekanntmachung nur die Adressen, wo die Top-Level-Domain nicht länger als 5 Zeichen hat, genutzt werden.
Als Beispiel:
• test@test.de ist eine valide E-Mail-Adresse nach EU, da die Domain de zwei Zeichen lang ist.
• test@test.berlin ist eine invalide E-Mail-Adresse, da berlin mehr als fünf Zeichen hat.
Ein entsprechendes Ticket wurde bei EU bereits erstellt.
Bis auf eine Ausnahmen sind alle Felder für Mail Adressen frei befüllbar.
Lediglich das Feld "e-Mail Kontaktadresse" aus den "e-Vergabe Metadaten" wird vorbefüllt mit der Mail Adresse des angemeldeten Benutzer. Das heißt, hier müsste temporär die Mail Adresse des Benutzers geändert werden. Dies muss vom Administrator der Vergabestelle durchgeführt werden.
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11. Technisch: eForms Erfassungsmaske öffnet nicht / Fehler mit unbekannter Ursache beim Versuch ein Verfahren anzulegen / aktualisieren
Um die neue eForms Erfassungsmaske verwenden zu können, kommt eine neue Komponente des OBA zum Einsatz, der sogenannten JxBrowser. Ist dieser nicht vorhanden bzw. konnten nicht heruntergeladen werden kommt es beim Anlegen eines Verfahren oder beim Versuch eines zu Aktualisieren / Migrieren zum Fehlerbild das die Erfassungsmaske nicht startet und der OBA dies mit einem Fehler unbekannter Ursache quittiert. Es wird ein Fehlertext angezeigt wo sich folgender Eintrag wiederspiegelt:
Caused by: com.teamdev.jxbrowser.engine.ChromiumBinariesExtractionException: Failed to extract Chromium binaries into C:\Users\max.muster\evergabe\oba\.\.cached-dependencies\jx-browser\chromium-win64-106.0.5249.9
Gehen Sie in diesem Falle wie folgt vor (ggf. mit Unterstützung der lokalen IT-Betreuung) :
Möglichkeit 1:
OBA deinstallieren und Installation neu durchführen. Sollte es ursprünglich beim Update oder bei der Installation des OBA zu einem Fehler gekommen sein, kann dieser so behoben werden.
Möglichkeit 2:
Manuelles herunterladen und ablegen der benötigten Komponente. Dazu folgendes Archiv herunterladen: https://download.evergabe-online.de/jxbrowser/chromium-win64-106.0.5249.91.zip
Der Ordner chromium-win64-106.0.5249.91 im Zip Archiv, muss in den <INSTALLATIONS_ORDNER> z.B.OBA/.cached-dependencies/jx-browser/ entpackt werden. Nachdem das Entpacken abgeschlossen ist, kann der OBA normal gestartet werden. Der Installationspfad des OBA sollte danach so ausschauen: c:\Benutzer\max.muster\oba\.cached-dependencies\jx-browser\chromium-win64-106.0.5249.91 und darin sollten ca. 26 Dateien zu finden sein.
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