Erlass zur Einführung neuer elektronischer Standardformulare („eForms“) für EU-Bekanntmachungen (2024)

Erlass zur Einführung neuer elektronischer Standardformulare („eForms“) für EU-Bekanntmachungen

– RdSchr. d. BMWSB v. 24.10.2023 - BII6 - 70421/2#4 –

Ab dem 25. Oktober 2023 erfolgen die Bekanntmachungen für oberschwellige Bau-, Liefer- und Dienstleistungen nach einem neuen System unter Verwendung elektronischer Formulare, den sog. eForms. Anders als bisher gibt es keine vordefinierten Formulare für einen bestimmten Anwendungszweck, sondern die neuen Standardformulare werden aus festgelegten Feldern (Business Terms – BT) für den jeweiligen Verwendungszweck zusammengesetzt. Abhängig vom „Standardformular“ sind die BT dann verpflichtend (mandatory) oder freiwillig (optional) auszufüllen oder auch gar nicht vorgesehen.

I.
Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission zur Einführung von Standardformularen für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen für öffentliche Aufträge und zur Aufhebung der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 („elektronische Formulare — eForms“)

Die o.g. Durchführungsverordnung, geändert durch die Durchführungsverordnung (EU) 2022/2303, verpflichtet alle EU-Mitgliedsstaaten, standardisierte Bekanntmachungsformulare in der Vergabe digital als „eForms“ zur Verfügung zu stellen.

Die Verordnung trat am 14. November 2022 in Kraft und ist spätestens ab dem 25. Oktober 2023 anzuwenden. Danach können keine Bekanntmachungen in den aktuell genutzten Formaten mehr genutzt werden. Die EU nimmt ab diesem Zeitpunkt nur noch Bekanntmachungen im neuen eForms-Format entgegen.

Gemäß Anhang Tabelle 1 sind künftig sechs Standardformulare zu erstellen:

1.

„Planung“ (ersetzt z.B. Vorinformation),

2.

„Wettbewerb“ (ersetzt z.B. die Vergabebekanntmachung),

3.

„Voranmeldung —freihändige Vergabe“ (für Bekanntmachungen im Sinne des § 135 GWB)

4.

„Ergebnis“ (ersetzt die Auftragsbekanntmachung)

5.

„Auftragsänderung“ (i.S. von § 132 GWB)

6.

„Änderung“ (Korrektur/Ergänzung einer Bekanntmachung).

Die Tabelle in Anhang 2 der Durchführungsverordnung definiert, bei Verwendung welchen Standardformulars und in Abhängigkeit welcher zugrundeliegenden Vergaberichtlinie, welche Business Groups zur Anwendung kommen und ob die jeweiligen Business-Terms Pflichtfelder sind.

Die Mitgliedsstaaten haben die Möglichkeit, in der nationalen Anpassung Bezeichnungen der BG und BT anzupassen, auf die Verwendung freiwilliger BT zu verzichten oder auch freiwillige BT zu Pflichtfeldern zu erklären.

II.
Verordnung zur Anpassung des Vergaberechts an die Einführung neuer elektronischer Standardformulare („eForms“) für EU-Bekanntmachungen und an weitere europarechtliche Anforderungen

Mit der am 23. August 2023 im Bundesgesetzblatt (BGBl 2023 I Nr.222) veröffentlichten Verordnung wurden u.a. die Anpassungen der nationalen Regeln an die neuen Standardformulare (eForms) für EU-Bekanntmachungen umgesetzt. Hierfür waren Änderungen in der Vergabeverordnung (VgV), der Sektorenverordnung (SektVO), der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVGV) und der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) erforderlich.

Die zentrale Umsetzungsnorm wurde in der VgV geschaffen (neuer § 10a), die anderen Verordnungen verweisen auf die in § 10a VgV normierten anzuwendenden Regeln.

Im neuen § 10a VgV werden die Grundregeln zur Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen nach den Vorgaben der EU-Durchführungsverordnung zentral bei den Regeln über die Kommunikation im Vergabeverfahren als „Anforderungen bei der Erstellung elektronischer Bekanntmachungen; Datenaustauschstandard eForms“ verortet.

Aufgrund seiner systematischen Stellung im 1. Abschnitt der VgV gilt § 10a auch für Bauleistungen nach dem 2. Abschnitt der VOB/A. Für die VOB/A-VS ist § 10 a über § 2 Absatz 3 VSVgV für anwendbar erklärt worden.

Nach dem Vorbild der E-Rechnungs-Verordnung wurde der technische Datenaustauschstandard „eForms“ eingeführt und verankert. Seine Anwendung zur Umsetzung der Bekanntmachungsvorgaben wird im Vergaberecht oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Pflicht.

Der im Beschaffungsamt des BMI verortete Datenservice Öffentlicher Einkauf wird als Vermittlungsdienst und nationaler eSender zur Übermittlung von Bekanntmachungen an das Amtsblatt der EU zur Veröffentlichung im Tenders Elektronic Daily (TED) fungieren.

Darüber hinaus machte Deutschland von seinem Recht Gebrauch, einzelne nach der Durchführungsverordnung als freiwillig auszufüllende BT zu Pflichtfeldern zu erheben. Hierbei handelt es sich um Angaben zu strategischen Aspekten der Beschaffung (VgV § 10a Absatz (4):

1.

Aspekte der Qualität und der Innovation, einschließlich der Angabe, ob Nebenangebote zugelassen sind,

2.

soziale und umweltbezogene Aspekte, einschließlich der Datenfelder für die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

3.

wesentliche Aspekte der Zuschlagskriterien,

4.

mittelständische Interessen sowie

5.

die Identifizierung der Organisationseinheiten

III.
Änderungen in der VOB/A - EU und VOB/A - VS

Die Regeln des neuen § 10a VgV (u.a. Verwendung der eForms, Nutzung des Datenservice Öffentlicher Einkauf, zusätzliche Pflichtfelder) gelten auch für Bauleistungen.

Dennoch mussten einzelne Paragraphen der VOB/A angepasst werden, da sie Verweise auf die aufgehobene Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 enthielten.

Die nachfolgend dargestellten Änderungen in den Abschnitten 2 und 3 der VOB/A wurden vom DVA beschlossen und im Bundesanzeiger bekannt gemacht (BAnz AT 04.07.2023 B4, BAnz AT 25.09.2023 B4). Die geänderten Regelungen der VOB/A können aber erst angewendet werden, wenn die Verweise in der VgV und der VSVgV auf die VOB/A aktualisiert wurden. Eine entsprechende Verordnung wird in den nächsten Wochen verabschiedet werden.

Elektronische Bekanntmachungen mittels e-Forms und der Versand über den Datenservice „Öffentlicher Einkauf“ müssen jedoch ab dem 25.10.2023 unabhängig von dem Inkrafttreten der geänderten VOB/A-EU und VOB/A-VS erfolgen.

Im Bundesanzeiger (BAnz AT 04.07.2023 und BAnz AT 25.09.2023 B4) wurden die Änderungen der nachfolgend aufgeführten Paragraphen der VOB/A in Form von Änderungsbefehlen bekanntgegeben. Zur einfacheren Anwendbarkeit sind nachfolgend die konsolidierten Regelungen aufgeführt.

A. VOB/A – EU (Abschnitt 2)

1.

§ 8 EU - Vergabeunterlagen, Absatz 2 Nummer 1

„(2)1. Das Anschreiben muss die Informationen nach Vorgabe der Spalte 16 der Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 enthalten, die außer den Vertragsunterlagen für den Entschluss zur Abgabe eines Angebots notwendig sind, sofern sie nicht bereits veröffentlicht wurden.“

2.

§ 10a EU - Fristen im Offenen Verfahren, Absatz 2

„(2)Die Angebotsfrist kann auf 15 Kalendertage, gerechnet vom Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung, verkürzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass eine Vorinformation nach dem vorgeschriebenen Muster gemäß § 12 EU Absatz 1 Nummer 2 mindestens 35 Kalendertage, höchstens aber zwölf Monate vor dem Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union abgesandt wurde. Diese Vorinformation muss mindestens die im Muster einer Auftragsbekanntmachung nach Anhang V Teil C der Richtlinie 2014/24/EU für das offene Verfahren geforderten Angaben enthalten, soweit diese Informationen zum Zeitpunkt der Absendung der Vorinformation vorlagen.“

3.

§ 10b EU - Fristen im nicht offenen Verfahren, Absatz 3

„(3)Die Angebotsfrist nach Absatz 2 kann auf zehn Kalendertage, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe, verkürzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass eine Vorinformation nach dem vorgeschriebenen Muster gemäß § 12 EU Absatz 1 Nummer 2 mindestens 35 Kalendertage, höchstens aber zwölf Monate vor dem Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union abgesandt wurde. Diese Vorinformation muss mindestens die im Muster einer Auftragsbekanntmachung nach Anhang V Teil C der Richtlinie 2014/24/EU für das nicht offene Verfahren geforderten Angaben enthalten, soweit diese Informationen zum Zeitpunkt der Absendung der Vorinformation vorlagen.“

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4.

§ 11 EU - Grundsätze der Informationsübermittlung, Absatz 2 Satz 1

„(2)Auftragsbekanntmachungen, Vorinformationen nach § 12 EU Absatz 1 oder Absatz 2, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachungen über Auftragsänderungen (Bekanntmachungen) sind dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf zu übermitteln. Der öffentliche Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können.“

5.

§ 12 EU Überschrift

§ 12 EU - Vorinformation, Auftragsbekanntmachung, Ex-Ante-Bekanntmachung

6.

§ 12 EU - Vorinformation, Auftragsbekanntmachung, Ex-Ante-Bekanntmachung, Absatz 1 Nummer 2 bis 4, Absatz 2 Nummer 1c, Absatz 3 Nummern 2 und 5, Absatz 4 neu

„(1)2. Eine Vorinformation ist nur dann verpflichtend, wenn der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit einer Verkürzung der Angebotsfrist gemäß § 10a EU Absatz 2 oder § 10b EU Absatz 3 Gebrauch machen möchte. In diesem Fall ist die Vorinformation nach den Vorgaben der Spalte 7 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV zu erstellen.“

„(1)3. Eine Vorinformation nur zu Informationszwecken ist nach den Vorgaben der Spalte 4 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV zu erstellen.“

„(1)4. Nach Genehmigung der Planung ist die Vorinformation sobald wie möglich über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu übermitteln oder im Beschafferprofil zu veröffentlichen; in diesem Fall ist dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zuvor über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf die Ankündigung dieser Veröffentlichung nach den Vorgaben der Spalte 1 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV zu melden. Dabei ist der Tag der Übermittlung anzugeben. Die Vorinformation kann außerdem in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Internetportalen veröffentlicht werden.“

„(2)1.c) sie muss nach den Vorgaben der Spalte 10 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV erstellt werden;“

„(3)2. Die Auftragsbekanntmachung wird nach den Vorgaben der Spalte 16 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV erstellt und ist dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf zu übermitteln.“

„(3)5. Die Auftragsbekanntmachung kann zusätzlich im Inland veröffentlicht werden, beispielsweise in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Internetportalen. Sie darf nur die Angaben enthalten, die dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermittelt wurden und muss auf den Tag der Übermittlung hinweisen. Sie darf nicht vor der Veröffentlichung durch dieses Amt veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung auf nationaler Ebene kann jedoch in jedem Fall erfolgen, wenn der öffentliche Auftraggeber nicht innerhalb von 48 Stunden nach Bestätigung des Eingangs der Auftragsbekanntmachung gemäß Nummer 4 über die Veröffentlichung unterrichtet wurde.“

„(4)Die freiwillige Ex-Ante-Transparenzbekanntmachung im Sinne des § 135 Absatz 3 Satz 1 Nummer 2 und Satz 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen erfolgt nach den Vorgaben der Spalte 25 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV.“

7.

§ 18 EU - Zuschlag, Absatz 3 Nummer 2 und Absatz 4

„(3)2. Die Vergabebekanntmachung wird nach den Vorgaben der Spalte 29 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV erstellt.“

„(4)Die Vergabebekanntmachung ist dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union in kürzester Frist - spätestens 30 Kalendertage nach Auftragserteilung - elektronisch über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf zu übermitteln.“

8.

§ 22 EU - Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit Absatz 5

„(5)Änderungen nach Absatz 2 Nummer 2 und 3 sind nach den Vorgaben der Spalte 38 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt zu machen.“

B. VOB/A -VS (Abschnitt 3)

1.

§ 8 VS - Vergabeunterlagen, Absatz 2 Nummer 1

„(2)1. Das Anschreiben muss die Informationen nach Vorgabe der Spalte 18 der Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 enthalten, die außer den Vertragsunterlagen für den Entschluss zur Abgabe eines Angebots notwendig sind, sofern sie nicht bereits veröffentlicht wurden.“

2.

§ 10b VS - Fristen im nicht offenen Verfahren, Absatz 4

„(4)Die Angebotsfrist kann auf 36 Kalendertage, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe, verkürzt werden; sie darf 22 Kalendertage nicht unterschreiten. Voraussetzung dafür ist, dass eine Vorinformation nach dem vorgeschriebenen Muster gemäß § 12 VS Absatz 1 Nummer 2 mindestens 52 Kalendertage, höchstens aber zwölf Monate vor Absendung der Auftragsbekanntmachung des Auftrags an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union abgesandt wurde. Diese Vorinformation muss mindestens die im Muster einer Auftragsbekanntmachung nach § 12 VS Absatz 2 Nummer 2 für das nicht offene Verfahren geforderten Angaben enthalten, soweit diese Informationen zum Zeitpunkt der Absendung der Vorinformation vorlagen.“

3.

§ 12 VS Überschrift

§ 12 VS - Vorinformation, Auftragsbekanntmachung, Ex-Ante-Bekanntmachung

4.

§ 12 VS - Vorinformation, Auftragsbekanntmachung, Ex-Ante-Bekanntmachung, Absatz 1 Nummer 2 bis 4, Absatz 2 Nummer 2 und 6, Absatz 3

„(1)2. Eine Vorinformation ist nur dann verpflichtend, wenn der Auftraggeber von der Möglichkeit einer Verkürzung der Angebotsfrist gemäß § 10b VS Absatz 4 Gebrauch machen möchte. In diesem Fall ist die Vorinformation nach den Vorgaben der Spalte 9 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV, soweit dieser aufgrund von § 2 Absatz 3 VSVgV hinsichtlich der Regelungen zu den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und des Datenaustauschstandards eForms einschließlich der Regelungen zu verpflichtenden Datenfeldern Anwendung findet, zu erstellen.“

„(1)3. Eine Vorinformation nur zu Informationszwecken ist nach den Vorgaben der Spalte 6 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV, soweit dieser aufgrund von § 2 Absatz 3 VSVgV hinsichtlich der Regelungen zu den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und des Datenaustauschstandards eForms einschließlich der Regelungen zu verpflichtenden Datenfeldern Anwendung findet, zu erstellen.“

„(1)4. Nach Genehmigung der Planung ist die Vorinformation sobald wie möglich über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu übermitteln oder im Beschafferprofil nach § 11 VS Absatz 2 zu veröffentlichen; in diesem Fall ist dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zuvor über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf die Veröffentlichung nach den Vorgaben der Spalte 3 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungs-verordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV, soweit dieser aufgrund von § 2 Absatz 3 VSVgV hinsichtlich der Regelungen zu den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und des Datenaustauschstandards eForms einschließlich der Regelungen zu verpflichtenden Datenfeldern Anwendung findet, zu melden, Anhang VI der Richtlinie 2009/81/EG ist zu beachten. Die Vorinformation kann außerdem in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Internetportalen veröffentlicht werden.“

„(2)2. Die Auftragsbekanntmachungen müssen nach den Vorgaben der Spalte 18 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV, soweit dieser aufgrund von § 2 Absatz 3 VSVgV hinsichtlich der Regelungen zu den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und des Datenaustauschstandards eForms einschließlich der Regelungen zu verpflichtenden Datenfeldern Anwendung findet, erstellt werden. Wird der Inhalt der Auftragsbekanntmachung nicht auf elektronischem Weg übermittelt, soll er nicht mehr als 650 Wörter umfassen. Auftragsbekanntmachungen sind im Amtsblatt der Europäischen Union zu veröffentlichen und dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union unverzüglich, in Fällen des beschleunigten Verfahrens per Telefax oder elektronisch über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf zu übermitteln.“

„(2)6. Die Auftragsbekanntmachungen können zusätzlich im Inland veröffentlicht werden, beispielsweise in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Internetportalen. Sie dürfen nur die Angaben enthalten, die dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermittelt wurden, und dürfen nicht vor Absendung an dieses Amt veröffentlicht werden.“

„(3)Die freiwillige Ex-Ante-Transparenzbekanntmachung im Sinne des § 135 Absatz 3 Satz 1 Nummer 2 und Satz 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen erfolgt nach den Vorgaben der Spalte 27 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV., soweit dieser aufgrund von § 2 Absatz 3 VSVgV hinsichtlich der Regelungen zu den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und des Datenaustauschstandards eForms einschließlich der Regelungen zu verpflichtenden Datenfeldern Anwendung findet.“

5.

§ 18 VS - Zuschlag, Absatz 3 Nummer 2 und Absatz 4

„(3)2. Die Vergabebekanntmachung ist nach den Vorgaben der Spalte 31 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV, soweit dieser aufgrund von § 2 Absatz 3 VSVgV hinsichtlich der Regelungen zu den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und des Datenaustauschstandards eForms einschließlich der Regelungen zu verpflichtenden Datenfeldern Anwendung findet, zu erstellen. Beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb hat der Auftraggeber die Gründe, die die Wahl dieses Verfahrens rechtfertigen, in der Vergabebekanntmachung mitzuteilen.“

„(4)Die Vergabebekanntmachung ist dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union in kürzester Frist - spätestens 48 Kalendertage nach Auftragserteilung - elektronisch über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf zu übermitteln.“

6.

§ 22 VS - Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit, Absatz 5

„(5)Änderungen nach Absatz 2 Nummer 2 und 3 sind entsprechend den Vorgaben der Spalte 38 in Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV, soweit dieser aufgrund von § 2 Absatz 3 VSVgV hinsichtlich der Regelungen zu den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und des Datenaustauschstandards eForms einschließlich der Regelungen zu verpflichtenden Datenfeldern Anwendung findet, über den zentralen Datenservice Öffentlicher Einkauf im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt zu machen.“

IV. Inkrafttreten

Dieser Erlass tritt am 25. Oktober 2023 in Kraft.

-nur per E-Mail-

Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung

Fachaufsicht führende Ebenen in den Ländern